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¿Cómo elegir el software CMMS adecuado?

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Lo más probable es que, si aún no tienes un software CMMS (Computerized Maintenance Management System) o software GMAO Gestión de mantenimiento asistida por ordenador, seguramente es porque estás usando un sistema en papel o basado en Excel que funciona normalmente bien.

Pero el hecho de que tu sistema actual funcione, no significa que sea ideal. Pasar a la tecnología digital mediante la adopción de un CMMS puede ser un gran paso y WGMSA te explica a continuación por qué.

Por qué necesitas un software CMMS

Muchos equipos de mantenimiento adquieren el mal hábito de reaccionar ante las averías cuando ocurren, en lugar de idear un plan para evitarlas en primer lugar.

Pasar del mantenimiento reactivo al preventivo

La mejor manera de alejarse de este tipo de mantenimiento reactivo es trabajar hacia un enfoque de mantenimiento preventivo, centrándose en reparar una máquina antes de que se rompa, en lugar de esforzarte por repararla después.

El software de mantenimiento GMAO computarizado, puede ayudarte a implementar el mantenimiento preventivo de dos maneras:

  • Es más confiable que realizar un seguimiento del mantenimiento en un calendario en papel o programar tareas en Outlook. Puedes configurar notificaciones basadas en la lectura del medidor y el tiempo en tu CMMS, lo que hace que el mantenimiento programado sea muy sencillo
  • El programa GMAO permite a los técnicos registrar un problema tan pronto como lo detectan. Esto le permite a tu equipo diagnosticar el problema y repararlo antes de que algo se estropee.

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Hacer más con menos

Un CMMS mantiene toda la información relevante, desde informes, solicitudes de trabajo, registros, garantías de servicio y esquemas, en una única base de datos con capacidad de búsqueda, lo que facilita cualquier exploración.

Al disminuir el tiempo que tu equipo dedica a buscar y completar el papeleo, aumenta el tiempo que brinda realmente al mantenimiento de los activos.

Priorizar las órdenes de trabajo

No siempre tienes los recursos que necesitas para realizar el 100% del trabajo. En cambio, te ves obligado a concentrar tu energía en las reparaciones y el mantenimiento más crítico.

Un CMMS le brinda al gerente de mantenimiento una vista central de todas las próximas órdenes de trabajo y labores en progreso, para que pueda descubrir cuáles son sus principales prioridades y actuar en consecuencia.

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Cumplir fácilmente con las regulaciones

El software CMMS es una excelente manera de ayudar a tu empresa a aprobar auditorías y cumplir con los estándares de certificación y cumplimiento, ya que mantiene una base de datos central de activos y procedimientos que ayuda a que los sistemas funcionen bien.

Esto reduce las emisiones, los costes operativos y puede ayudar a que tu empresa sea elegible para la certificación ISO y LEED.

Mantener la responsabilidad

Un CMMS hace que sea increíblemente fácil ver quién es responsable del trabajo en tus instalaciones.

Te permite ver toda tu información de mantenimiento en un solo lugar para que puedas ver inmediatamente qué tarea está atrasada y que está en progreso, lo que facilita el seguimiento del trabajo que está tardando demasiado.

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¿Cómo se elige un software CMMS?

Ahora que sabes el por qué, veamos el cómo. No existe una medida única para todas las soluciones de mantenimiento y gestión de activos. Hay tres factores importantes que deberían afectar el tipo de software que compras:

1- El tamaño de tu empresa

Saber dónde te encuentras en el mercado es importante para comprender qué software necesitas.

Si es una empresa pequeña que busca un software de orden de trabajo simple, no necesariamente pretenderás comprar algo que venga con miles de funciones. Por otro lado, si es una empresa en crecimiento, no querrás invertir en un software que se te quedará pequeño en un año.

2- Usabilidad, formación y precio

Incluso si encuentras un producto que sea perfecto para el tamaño de tu empresa, es una pérdida de dinero si nadie puede usarlo. Es muy importante considerar qué tan fácil es usar, configurar y determinar la implantación de un sistema GMAO antes de invertir.

Observa factores como la capacitación y el apoyo que tienes a tu disposición, tanto durante como después de la implementación.

Otro factor importante a considerar es el precio. Esto puede parecer obvio, pero no es tan simple como mirar el coste inicial del software. Al calcular el precio y el ROI, debes considerar el valor durante la vida útil del software, que incluye el coste del:

  • Software o la suscripción mensual / anual
  • Importe de datos al GMAO sistema e integrarlos con otros sistemas comerciales
  • proceso de actualizaciones
  • Curso de capacitación y el apoyo

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3- Modernidad

La tecnología avanza a pasos agigantados, por ello debes asegurarte de obtener un software que sea lo suficientemente flexible y adaptable para cambiar con los tiempos.

Para asegurarte de obtener un GMAO software moderno que crecerá con tu negocio, busca los siguientes tres factores:

1- Basado en la nube

Es realmente difícil exagerar los beneficios del software basado en la nube (SaaS).

Elimina la complejidad de la implementación de software local, dejándolo con una solución a la que se puede acceder instantáneamente a través de la web, tiene menos costes iniciales, se actualiza automáticamente y está disponible en cualquier momento y en cualquier lugar.

2- Móvil GMAO

Más del 71% de las personas de entre 18 y 54 años en los países desarrollados poseen un dispositivo móvil, lo que significa que hay una gran cantidad de hardware flotando para que las empresas lo aprovechen, y la mejor manera de aprovechar al máximo los dispositivos móviles es con una aplicación como WGM Mobile.

En un contexto de mantenimiento, las aplicaciones móviles permiten a los técnicos enviar órdenes de trabajo sobre la marcha, y habilitan herramientas de productividad como lectores de códigos QR que pueden escanear activos rápidamente y acceder a todo el historial de mantenimiento.

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3- API

Una interfaz de programación de aplicaciones (API) amplía la potencia de tu CMMS y permite una comunicación con otras computadoras, aplicaciones, dispositivos inteligentes, sensores y equipos. Por ejemplo, puedes usar una API para recopilar lecturas de medidores de equipos y transferirlas a tu CMMS, donde pueden desencadenar acciones como correos electrónicos, alarmas o solicitudes de servicio.

Visita wgmsa.com, con más de 20 años de experiencia en el desarrollo de aplicaciones informáticas para la gestión de mantenimiento GMAO, tiene muchas otras herramientas y recursos para ayudarte a elegir el software CMMS adecuado para tu organización. 

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