Si gestionas instalaciones, equipos o infraestructuras técnicas, sabes que hay cosas que no pueden fallar. No hablamos solo de productividad, hablamos de seguridad, cumplimiento normativo, costes ocultos y capacidad de respuesta. Y eso solo se consigue con una gestión real de los datos técnicos, las personas y los activos.
OCTOPUS es el software que hemos desarrollado en WGMSA después de más de 25 años escuchando a los responsables de mantenimiento, producción, calidad, operaciones e IT. No es un software más. Es una herramienta diseñada para resolver los problemas reales que surgen cuando necesitas gestionar activos, planificar mantenimientos, estandarizar procesos y, sobre todo, tener visibilidad.
En esta guía te contamos cómo OCTOPUS te permite dejar atrás el caos, los papeles, los partes perdidos y las decisiones tomadas “a ojo”. Aquí vas a entender por qué cada vez más empresas industriales, edificios técnicos y centros productivos lo están integrando en su día a día.
El día a día cambia cuando tienes control total sobre tus activos
Si estás aquí es porque en tu organización se habla de digitalizar, mejorar procesos, cumplir normativas o simplemente tener las cosas más claras. Este artículo está pensado para ti si:
- No tienes trazabilidad completa sobre lo que ocurre con tus activos.
- Gestionas tareas de mantenimiento con hojas de Excel o partes en papel.
- Los técnicos hacen su trabajo, pero la información se pierde por el camino.
- Tienes que preparar auditorías internas o externas y cada vez te cuesta más.
- Necesitas tomar decisiones basadas en datos, y no tienes ni el 10 % de la información estructurada.
Aquí no vas a encontrar palabras vacías ni descripciones genéricas. Te explicamos cómo OCTOPUS funciona en empresas reales, con procesos reales y equipos que necesitan herramientas fiables. Vamos al grano: qué es, qué hace, cómo se implanta y por qué cambia la forma en que trabajas.
¿Qué es OCTOPUS WGM?
Nació para dar solución a problemas técnicos reales
OCTOPUS no es un proyecto de laboratorio. Es un sistema modular y escalable que hemos desarrollado en WGMSA después de trabajar durante décadas con empresas industriales, hospitales, centros técnicos, edificios complejos, empresas de servicios, energía o mantenimiento. Siempre nos decían lo mismo:
- “Tenemos la información, pero está en muchos sitios”.
- “El papel nos retrasa”.
- “Queremos hacerlo bien, pero no tenemos una herramienta que lo recoja todo”.
Así que nos pusimos manos a la obra.
Lo que OCTOPUS te permite hacer
- Registrar todos los activos con sus fichas técnicas, planos, fotos y documentación asociada.
- Planificar tareas preventivas, correctivas o legales, y asignarlas directamente al personal.
- Hacer seguimientos desde la app móvil, en campo y sin conexión si hace falta.
- Digitalizar todos los formularios técnicos: listas de chequeo, validaciones, informes de inspección, etc.
- Controlar los repuestos y materiales utilizados en cada intervención.
- Tener un repositorio documental accesible y estructurado por ubicación, activo o tarea.
- Extraer informes y cuadros de mando sin necesidad de ser analista.
Es decir: concentrar en un solo sitio lo que normalmente está repartido en cinco sistemas distintos o, directamente, en ningún sitio.
¿Cómo está construido OCTOPUS: lo que hay debajo del capó?
Gestión completa de activos técnicos
Cada máquina, cada cuadro eléctrico, cada grupo de presión o equipo médico tiene una ficha individual en el sistema. Y no solo para tenerlo “fichado”, sino para:
- Ver su histórico de averías.
- Revisar manuales técnicos desde el móvil.
- Asociar tareas futuras.
- Consultar repuestos recomendados.
- Adjuntar informes de inspección o certificaciones.
Todo queda vinculado, trazado y disponible para quien lo necesita.
Mantenimiento planificado y control de tareas
- Puedes generar tareas por calendario, uso o incluso por lecturas de sensores.
- Las órdenes se asignan a técnicos o proveedores externos.
- Se valida el trabajo hecho con checklists, fotos, tiempos reales y firmas.
- El cierre deja un registro detallado del qué, cómo, cuándo y quién.
Y todo eso sin papeles, sin duplicidades y sin partes que se pierden.
Digitalización de formularios técnicos
Este punto merece mención aparte. Porque muchas empresas siguen trabajando con formularios en papel, Excel o PDFs que hay que imprimir y escanear.
Con OCTOPUS puedes:
- Crear tus propios formularios técnicos personalizados.
- Incluir campos obligatorios, condiciones, firmas y adjuntos.
- Validarlos desde el móvil o el PC.
- Tener una copia automática con trazabilidad legal.
Y sobre todo: convertir esa información en algo útil, buscable y explotable para auditorías, controles de calidad o decisiones operativas.
Control de almacén y materiales
Cada vez que un técnico usa un repuesto o consumible, queda registrado:
- Se descuenta automáticamente del stock.
- Se asocia a un activo o intervención.
- Se puede analizar por consumo, proveedor o ubicación.
Esto permite reducir rupturas de stock, optimizar compras y saber con claridad qué materiales necesitas realmente.
Informes y analítica de verdad útil
OCTOPUS no te da miles de datos que no sabes interpretar. Te da indicadores que entiendes:
- Tiempo medio de reparación.
- Cumplimiento del mantenimiento preventivo.
- Costes acumulados por activo o línea.
- Incidencias abiertas o vencidas.
- Productividad por técnico o equipo.
Datos claros, visuales y exportables. Sin rodeos.
¿Cómo se implanta OCTOPUS? Así lo hacemos nosotros
1. Levantamiento técnico y diagnóstico inicial
Revisamos contigo qué activos tienes, cómo los gestionas, qué herramientas usas y qué objetivos te gustaría alcanzar.
2. Diseño del sistema y configuración personalizada
Configuramos los flujos, usuarios, permisos, tipos de tareas, formularios y estructuras. OCTOPUS se adapta a tu operativa, no al revés.
3. Carga de datos y pruebas funcionales
Importamos la información (desde Excel, otros sistemas o desde cero) y hacemos pruebas en entorno controlado.
4. Formación y puesta en marcha
Formamos a tus equipos, validamos los primeros usos reales y dejamos todo listo para empezar sin fricciones.
5. Soporte y mejora continua
Estarás acompañado por nuestro equipo técnico. No soltamos la mano tras la puesta en marcha. Nos gusta trabajar a largo plazo.
Aplicaciones reales en sectores muy distintos
Industria alimentaria
Un cliente con más de 500 equipos en planta implantó OCTOPUS para programar tareas preventivas, evitar paradas no planificadas y reducir errores humanos. Resultado: un 32 % menos de incidencias en un año.
Hospitales y centros sanitarios
OCTOPUS se usa para gestionar activos biomédicos, llevar el control de calibraciones y organizar tareas reglamentarias. Todo queda trazado para inspecciones.
Edificios técnicos y facility management
Desde sistemas de climatización hasta ascensores, OCTOPUS permite planificar mantenimientos, controlar consumos y documentar todo el ciclo técnico.
Preguntas que escuchamos a menudo
¿OCTOPUS sustituye al ERP?
No. OCTOPUS se complementa con tu ERP. Mientras el ERP se enfoca en finanzas, compras o recursos humanos, OCTOPUS se encarga del corazón técnico-operativo.
¿Y si tengo poco personal?
No hace falta un ejército de técnicos para sacarle partido. Se puede empezar por una zona, un tipo de activo o unas pocas tareas clave.
¿Y si no tengo conexión en campo?
La app móvil de OCTOPUS funciona offline. Los técnicos pueden trabajar desde túneles, cubiertas, sótanos o cualquier zona sin cobertura. Al volver a tener conexión, todo se sincroniza.
¿Qué pasa con las auditorías?
Cada tarea, documento, firma, validación o comprobación queda registrada. OCTOPUS te ahorra horas de preparación y reduce el margen de error en cualquier auditoría técnica o normativa.
OCTOPUS es más que un software: es una forma nueva de trabajar
No necesitas más tareas, necesitas mejor información. No necesitas más personal, necesitas mejores procesos. Y para eso necesitas herramientas que entiendan lo que pasa en campo, lo estructuren bien y lo conviertan en datos útiles.
Eso es OCTOPUS. Y eso es lo que hacemos en WGMSA cada vez que implantamos una solución. Escuchar, adaptar, acompañar. Porque sabemos que lo importante no es digitalizar por digitalizar, sino hacerlo de forma que tenga impacto operativo real.
¿Quieres ver cómo OCTOPUS puede encajar en tu organización?
Empieza por aquí: Octopus
