El fraude de empleados ocurre cuando un trabajador deliberadamente miente, roba o engaña a una empresa para obtener algún tipo de compensación o beneficio para sí mismo. Es por ello que en wgmsa.com te mostraremos cómo puedes reducir estos incidentes con el software de mantenimiento GMAO.
Si bien puede parecer poco probable, este tipo de fraude es un hecho bastante común, y puede ser difícil de controlar y detectar. Sin embargo, el uso de un sistema gestión mantenimiento GMAO, puede ayudar enormemente.
Antes de explicarte cómo es que este software puede beneficiarte, es necesario entender qué es un sistema GMAO. Estas siglas significan: Gestión de mantenimiento asistido por computadora u ordenador, pero este programa también es llamado CMMS, el cual es acrónimo de Computerized Maintenance Management System.
Uso del software de mantenimiento GMAO para reducir el fraude de empleados
Al ofrecer funciones de administración para activos, claves, hojas de tiempo y órdenes de trabajo, así como flujos de trabajo de aprobación y capacidades de derechos de acceso; el software GMAO te permite implementar los protocolos necesarios, y los controles que evitarán un fraude de los empleados dentro de tu empresa.
El Sistema de mantenimiento GMAO para plantas de fabricación
Gestión de activos
El fraude por parte de los empleados a menudo ocurre en forma de actos de robo pequeños y consistentes. Esto sucede porque las empresas no tienen un sistema organizado donde puedan rastrear la información y el estado de todos sus activos e inventarios.
Las funciones de gestión de activos e inventarios que ofrece el programa ayudan a las empresas a rastrear y monitorear todas sus existencias en cualquier momento, y desde cualquier lugar.
De esta manera, las compañías saben qué artículos tienen, y lógicamente, notan también cuando falta algo, sin importar cuán pequeño sea. Como resultado, se pueden detectar robos pequeños y consistentes antes de que se produzcan grandes daños.
Gestión de claves
A menudo, los empleados y contratistas tienen las llaves de los edificios de su empresa para poder utilizar las instalaciones para realizar sus trabajos. Sin embargo, sin un sistema de gestión de claves adecuado, no hay seguimiento de quién tiene una clave y a qué áreas accede en qué momento.
Esto puede dar lugar a una violación de seguridad por parte de un empleado que tiene la intención de cometer algún tipo de fraude. Al acceder a un área en momentos inapropiados o cuando está prohibido.
Un sistema GMAO ofrece capacidades completas de software de gestión de claves para que puedas asignar claves específicas a un empleado o contratista. Del mismo modo, dentro de la base de datos del software GMAO gratuito, puedes ver qué claves se han emitido a qué empleados, junto con qué objetos / áreas desbloquean cada una de ellas.
Las claves se pueden devolver y anular la asignación en cualquier momento. Además, el historial de todas las asignaciones de claves se mantendrá en el sistema.
Gestión de hojas de tiempo y órdenes de trabajo
Sin los protocolos adecuados establecidos, puede ser muy fácil para los empleados aumentar de forma ficticia sus horas de trabajo, para que se les pague por aquello que no están haciendo. Pero el uso de sistemas GMAO puede ayudar a detener el fraude de nómina en tu empresa.
Con las funciones del software de gestión de hojas de tiempo que ofrece un programa GMAO, se puede solicitar a los empleados que agreguen sus horas de trabajo, tiempo de enfermedad, y días de vacaciones, y del mismo modo, que ingresen al sistema con regularidad y frecuencia.
Funciones de administración de tareas
Adicionalmente, las funciones de administración de tareas se pueden utilizar para asignar diferentes trabajos a empleados específicos y ver cuánto tiempo les lleva, y así determinar si se les debe delegar más o menos trabajo.
Así mismo, las características del software de gestión de órdenes de trabajo de un programa mantenimiento GMAO pueden ayudar a las empresas a evitar que los contratistas y técnicos externos también cometan fraudes de identidad y nómina.
Los gerentes pueden almacenar información de seguridad y seguros sobre los contratistas dentro del sistema para asegurarse de que estén contratando trabajadores legítimos.
Luego, pueden asignar órdenes de trabajo a los contratistas, quienes, al realizar un trabajo de servicio, deberán hacer clic en un botón que rastreará cuándo comienzan y terminan su trabajo, y cuánto tiempo tomó el trabajo en general.
Capacidades GIS
Un programa de mantenimiento GMAO también tiene capacidades GIS, lo que significa que los gerentes pueden rastrear la ubicación de los contratistas mientras completan el trabajo de servicio.
Esto significa que pueden asegurarse de que los contratistas estén haciendo su trabajo cuando y donde dicen que están prestando el servicio. Así mismo, puede evitar horas extras de trabajo innecesarias.
Derechos de acceso y los flujos de trabajo
Finalmente, las empresas pueden reducir el riesgo de fraude por parte de los empleados, como la malversación de fondos, mediante protocolos de control y supervisión de acceso.
Un software de mantenimiento GMAO ayuda a los gerentes a delegar los derechos de acceso necesarios y los flujos de trabajo de aprobación para que todos los procesos comerciales, especialmente los del sector financiero y contable, tengan controles y equilibrios específicos.
Con un sistema de mantenimiento GMAO, a cada empleado se le puede asignar diferentes niveles de derechos de acceso. De esta manera, no existe un tipo de inicio de sesión único para todos, en el que los trabajadores acceden a información y funcionalidad dentro de ciertas áreas de la operación comercial donde se supone que no deben participar.
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Vigilancia en todo momento
Además, con los flujos de trabajo de aprobación adecuados establecidos en el software GMAO, siempre habrá múltiples ojos en cada proceso y transacción en la empresa. Esto es para que ninguna actividad incorrecta o fraudulenta pase desapercibida.
Un contador puede enviar una acción o un elemento dentro del sistema. Pero el GMAO se puede configurar para que primero deba ser aprobado por la alta dirección antes de finalizar. También se puede acceder al historial de todas las transacciones y sus detalles en cualquier momento.
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