驴Est谩s en proceso de elecci贸n de un Software CAE para la coordinaci贸n de actividades empresariales y no sabes c贸mo hacerlo? Hoy desde wgmsa.com te ofrecemos algunos elementos a tener en cuenta para elegirlo sin equivocarte.
Software CAE: 12 Factores claves que debes tener en cuenta
La coordinaci贸n de las actividades empresariales y la gesti贸n documental es una de las tareas m谩s dif铆ciles en cualquier organizaci贸n. Pues, las empresas que subcontratan servicios a terceras deben exigir una serie de documentos para cumplir con la normativa vigente de prevenci贸n de riesgos laborales. A continuaci贸n, los 12 factores claves para elegir Software CAE:
1- F谩cil de usar
Elige una plataforma CAE que proporcione un software que tenga una excelente usabilidad para realizar todas las tareas de una manera sencilla, intuitiva y flexible. Adem谩s que ofrezca men煤s de ayuda integrados o ayuda en l铆nea.
2- Empleo de tecnolog铆a SaaS
Decantarse por una plataforma CAE que no precisa de instalaci贸n de componentes externos, es decir, de tecnolog铆a SaaS (Software as a Service), es todo un acierto y podr谩s tener acceso en cualquier momento y desde cualquier dispositivo electr贸nico con conexi贸n a internet sin ning煤n tipo de problemas.
Adem谩s, se reducen los costes de mantenimiento y se garantiza la seguridad de la informaci贸n.
3- Elaboraci贸n de informes
La elaboraci贸n de estad铆sticas e informes sobre el registro de accesos, trabajadores, m谩quinas o veh铆culos para conocer el grado de cumplimiento de la gesti贸n documental es sumamente importante.
Comprueba que la plataforma CAE permita la explotaci贸n de toda la informaci贸n necesaria para valorar el estado de aptitud de las empresas contratistas.
4- Modular, escalable e integrable
Es importante configurar las herramientas CAE de acuerdo con las necesidades de prevenci贸n actuales y futuras de la organizaci贸n. Adem谩s, tambi茅n es interesante elegir una plataforma para la coordinaci贸n de actividades empresariales que te permita escalar a otros m贸dulos integrados en el futuro.
Por ejemplo, que disponga de soluciones para la gesti贸n de EPIS, de maquinaria o de herramientas en almac茅n y m贸dulo legislativo en materia de Prevenci贸n de Riesgos Laborales.
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5- Integrados para el control de accesos
Que el software CAE est茅 integrado con una soluci贸n para el control de accesos. Importante que cuente con funcionalidades como el registro de entrada y salida de trabajadores, maquinaria, y veh铆culos de contratas y subcontratas a los centros de trabajo.
6- Asesoramiento de expertos
Durante todo el proceso de implementaci贸n del software, necesitar谩s el apoyo de expertos que hablen tu idioma y sean expertos en el 谩rea.
Por ello, la elecci贸n de una plataforma CAE con servicios de asesoramiento personalizado es un factor clave que te ayudar谩 a resolver todas tus dudas y te sentir谩s plenamente respaldado.
7- Outsourcing t茅cnico
Si buscas un servicio CAE integral, te interesar谩 la posibilidad de externalizar la gesti贸n de la documentaci贸n para asegurar el cumplimiento de la normativa en coordinaci贸n de actividades empresariales.
Dejar en manos de terceros la validaci贸n y la gesti贸n de la coordinaci贸n te permitir谩 un ahorro de tiempo y dinero enorme. Pero siempre conviene comprobar si los servicios de verificaci贸n externa son proporcionados por expertos en prevenci贸n de riesgos laborales.
En este caso, el equipo de expertos se encargar谩 de configurar los documentos CAE en la plataforma de su cliente, verificar el cumplimiento, asignar fechas de vigencia, renovaciones, vencimientos, etc.
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8- Configuraci贸n de notificaciones
La configuraci贸n de alarmas con notificaci贸n por correo electr贸nico de obligaciones de caducidad es una caracter铆stica muy importante. Esto puede mantener actualizados todos los requisitos de la normativa: cu谩ndo caduca el documento, cu谩ndo cargar nuevos documentos para verificar, etc.
Con esta funcionalidad podr谩s despreocuparte de la gesti贸n diaria, puesto que recibir谩s notificaciones de todos los vencimientos que se est茅n produciendo.
9- Formaci贸n a clientes y contratas
Debes garantizar un servicio integral, en donde el soporte t茅cnico en el manejo de la aplicaci贸n acompa帽e tanto al cliente como a las contratas durante todo el proyecto para garantizar el 茅xito del mismo.
10- Cumplimiento LOPD
El software CAE debe garantizar la seguridad de su servidor para cumplir con la normativa LOPD. Para hacer esto, puedes ver detalles importantes, como s铆 posee la certificaci贸n ISO 27001 o ISO 9001. Esto implica:
- La gesti贸n de la calidad del servicio
- El aseguramiento de la informaci贸n
- La confidencialidad y la integraci贸n
- Los sistemas de procesamiento de la informaci贸n.
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11- Seguimientos de 铆ndices de accidentabilidad
Dado que el objetivo de una plataforma CAE es reducir la siniestralidad en el lugar de trabajo, es interesante que la herramienta CAE cuente con un m贸dulo para monitorear la siniestralidad de las empresas contratadas. Estas te permitir谩 optimizar y controlar mejor la coordinaci贸n de actividades empresariales en tu organizaci贸n.
12- Gesti贸n de recursos formativos
Existen herramientas CAE en el mercado que tienen incorporado un m贸dulo para la gesti贸n de la formaci贸n de trabajadores de contratas y subcontratas.
Uno de los requisitos CAE claves en una organizaci贸n, es garantizar la formaci贸n de los trabajadores en funci贸n de su perfil de trabajo. Por lo tanto, es fundamental disponer de una herramienta que integre esta funcionalidad a fin de saber qu茅 trabajadores han recibido la formaci贸n y gestionar los contenidos formativos.
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En WGMSA hemos desarrollado un gestor documental que permite gestionar, almacenar, aprobar y controlar de forma sencilla los documentos relacionados con la prevenci贸n y coordinaci贸n de actividades empresariales. Siempre cumpliendo con todos los aspectos legales necesarios de las relaciones con terceros.
Si est谩s en proceso de seleccionar una soluci贸n de Software CAE, somos tu mejor opci贸n. Te garantizamos el 茅xito en la implementaci贸n, ya que te ofrecemos soluciones que se adaptan a cualquier sector y negocio.
Adem谩s, brindamos una colaboraci贸n activa mediante servicio de consultor铆a, servicio de asistencia y soporte t茅cnico siempre adaptado a las necesidades de cada cliente. En wgmsa.com tambi茅n proporcionamos un servicio de distribuci贸n de software en la nube (SaaS), que brinda soluciones a los clientes sin costes de licencias, y constantemente facilitamos formaci贸n adecuada.
